Как да подобрим ефективността и производителността или как да се организираме?

2024 Автор: Harry Day | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 15:40

Ако погледнете съвременния човек, лесно можете да видите, че скоростта и сложността на нещата, които сега трябва да се решават в живота, са се умножили с обема на нещата, които е трябвало да бъдат направени преди 50 години.

Хората бързат, но не навреме. Животът на обикновения човек е изпълнен с различни пратеници, социални услуги. мрежи, електронна поща и десетки други разсейващи фактори, които удрят ефективността и производителността всеки ден. Междувременно личната ефективност и производителност са ключът към успеха, нивото и качеството на живота ви зависят от тях.

Има само 24 часа на ден. Успехът е еквивалент на това, което постигнете за това време. Затова мнозина мечтаят за 25 -ия и 26 -ия час на деня. Но за да успеете, не е необходимо да сменяте естествения хронометър. Достатъчно е да преразгледате подхода си към работата и това ще направим в тази статия:

- Играта трябва да си струва свещта … Не бива да се губите в безсмислени и маловажни неща. Представете си колко време ще имате, ако премахнете рутинните и ненужни задачи от графика си.

- Работете за резултати … Каква е целта ви? Какво бихте искали да постигнете до края на годината? Изненадващо, малко хора могат ясно да отговорят на тези въпроси. Решете какво искате (стартирайте стартиране, получете повишение, увеличете приходите и т.н.) и уверено вървете към целта си, като отделяте поне три часа на ден, за да работите върху нея.

- Чистота на работното пространство. Организирайте работното си място. Затрупаният работен плот ви затруднява да се съсредоточите, защото в атмосфера на хаос е трудно да съсредоточите вниманието си върху детайлите на предстоящата работа. Подредете документите и архивирайте ненужните папки. Това ще ви помогне да организирате мислите си и ефективно да изпълните задачата.

- Състояние на потока. Концепцията за потока е разработена от професор по психология Михай Чиксентмихалий. Според неговото изследване състояние на протичане възниква, когато проблемът е както труден, разрешим и интересен. Ако задачата, която трябва да изпълните, е твърде трудна, не знаете как да подходите към нея, тогава сте обзети от безпокойство. Ако, напротив, задачата е твърде лесна, отегчите се, дори не искате да я поемете.

За да работите със състоянието на потока, намерете уединено място (офис или кафене в близост до офиса - няма значение) и се потопете в процеса. В този случай задачите от същия тип трябва да бъдат групирани заедно и решени в блокове.

- Еднозадачен … Многозадачността не се увеличава, но намалява личното представяне. Напротив:

1 Тя е изтощителна. Когато цял ден се захващате за едно или друго, но не виждате резултата, се чувствате напълно претоварени. Вместо удовлетворение от изпълнените задачи - разочарование и стрес.

2 Поразява качеството. Правейки няколко неща едновременно, има голяма вероятност да направите грешка в едно от тях (или във всяко). В резултат на това ще трябва да преработите и да понесете загуби (временни, финансови и т.н.).

3 Тя разрушава социалните връзки. Колкото повече информационни потоци, толкова по -трудно е да ги управлявате. Ако пишете писмо до партньора си и в същото време разговаряте с жена си по телефона, тогава не се изненадвайте, когато чуете и от двамата, че сте неискрени или невнимателни.

За да бъдете по-ефективни, преминете към режим на еднозадачност.

- Ежедневно планиране … Работата без конкретна цел е безсмислена, затова преди да започнете, направете план за действие за деня. Отделете 15 минути, за да запишете текущите си задачи и след това да ги класирате. След това можете спокойно да започнете работа, задачите ви ще бъдат систематизирани и действията ви ще бъдат подредени. Много хора възприемат планирането като загуба на време, но тези, които го използват, знаят колко увеличава професионалната производителност.

- Правилото за две минути … Ако задачата отнема по -малко от 2 минути, просто я направете! Отлагаме десетки неща, които могат да бъдат направени буквално за 2 минути за по -късно, като раздуваме цял проблем от тях. Извадете кошчето, отговорете на съобщение, обадете се на бюрото за помощ-списъкът с двуминутни задачи може да се продължи за неопределено време. Да, не всички на пръв поглед прости задачи отнемат точно 2 минути. Но колкото по -малко се „събирате с духа“, толкова повече време ще остане директно за дейността.

- Приоритет … Няма толкова много време през деня, за да сте в крак с всичко, затова е важно да определите правилните приоритети в работата си. Опитайте се първо да изпълните най -спешните и важни задачи.

- Информационен вакуум … Изключете телефона и не проверявайте входящата си поща. Ако планирате да започнете трудна задача, опитайте се да се съсредоточите върху нея колкото е възможно повече. Защитете се от разсейващи телефонни обаждания, SMS съобщения и имейли. Изглежда, че всяко от тези действия ще отнеме само минути, но вашият ход на мисли ще бъде нарушен. Следователно ще трябва да отделите повече време и усилия, за да изпълните основната задача.

- Срокове … Много хора възприемат сроковете като ужасни, защото ако не бъдат спазени, ще има проблеми. Всъщност сроковете са страхотна дисциплина, което означава, че ви помагат да постигнете целите си. Когато поемате конкретен случай, не забравяйте да посочите часа на неговото начало и край. Знаейки крайния срок за края на работата, ще ви бъде по -лесно да планирате и разпределите усилията и времето си. Но бъдете внимателни - не поставяйте „прекалено големи“крайни срокове. Запомнете: работата запълва цялото време, отделено за нея (законът на Паркинсон).

- Почивката е преди всичко. Само роботите могат да работят без прекъсване и дори те се провалят с течение на времето. Много от нас обаче се чувстват виновни, ако например пием кафе твърде дълго на обяд. Човек не може да бъде 100% продуктивен през целия ден. Концентрацията е като мускул - имате нужда от почивка, за да работите ефективно. 15 -минутна почивка ще "рестартира" мозъка ви и ще бъдете готови да изпълнявате задачи отново с подходяща концентрация и отдаденост.

- Фино нарязване … Разделете голяма задача на няколко по -малки. Сложната задача обикновено отнема много време и усилия. За да улесните справянето с поставената задача, разделете я на няколко междинни. Това ще ви помогне да разпределите равномерно силните си страни и на всеки от тези етапи да видите резултатите от свършената работа. Това ще ускори процеса!

- Използвайте технология. Технологичните открития през миналия век направиха много по -лесно изпълнението на повече задачи за по -малко време. Затова бъдете възприемчиви към нововъзникващите нови тенденции, устройства и програми. Защо не се възползвате от източник на повишаване на производителността.

- Магията на числата. Можете да повлияете по -добре на ситуацията, когато я разбирате чрез числа. Следете всички показатели, които имат значение за вас. Например от броя на отработените часове и подготвените отчети до производителността на час работно време. Използвайте система за отчитане, софтуер за управление на проекти, SharePoint, листове за споделяне на Google Документи, плановик или просто бяла дъска, за да проследявате важни показатели на екипа.

Като следвате тези прости насоки, можете да увеличите ефективността и производителността си, като работите по -малко - постигайки повече.

Ако искате да създадете своя собствена система за самоорганизация, която ви позволява да бъдете мързеливи и не изисква насилие над себе си, програмата ще ви помогне в това: САМООРГАНИЗАЦИЯ ЗА ЛЕНТИ БЕЗ НАСИЛИЕ.

Е, ако решите да изпомпвате максимално самоорганизацията, тогава се запознайте с тази програма: РАЗШИРЕНА САМООРГАНИЗАЦИЯ.

Това е всичко. До следващия път. на Ваше разположение Дмитрий Потеев.