Среща в стил коучинг. Тайните на ефективната бизнес комуникация

2024 Автор: Harry Day | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 15:40

Веднъж, като начинаещ ръководител на отдела за персонал в производството, очаквах с ентусиазъм първата среща на ръководството на завода. Представях си колко продуктивен ще бъде мениджърският екип за доброто на екипа.

Моят подчинен, инспектор на отдела за персонал, който работи тук почти 50 години, не споделя моите светли очаквания. „Не се изненадвайте, че отделът по персонала ще бъде обвинен за всички проблеми на завода. Не се разстройвайте от това състояние на нещата, лидерите трябва да изпуснат парата и да намерят виновните. И форматът на срещата ще бъде повече като базар, отколкото организирана среща на колеги, които трябва да стигнат до общо решение."

Всъщност срещата ме порази с липса на конструктивност. Всички те говореха практически едновременно, без да се чуват и да не си спомнят дневния ред. В резултат на това „горящите“въпроси останаха нерешени и цялото време беше отделено за обсъждане на незначителни подробности. Оттогава са изминали 10 години, но, според мениджъри от различни компании, подобни срещи все още се провеждат.

Какво мога да препоръчам като треньор, за да поддържам срещите конструктивни и ефективни? Обмислете заявката и потърсете най -добрите практики за нейното изпълнение. Първо, анализирайте дали наистина трябва да проведете среща или можете да направите с друг формат на вътрешни комуникации?

Кога да се проведе срещата?

1. Има нужда от екипно обсъждане на проблем или задача

2. Необходимо е да споделите важна информация с екипа и да чуете мненията на членовете му по този въпрос.

3. Искате да съберете максимален брой идеи и гледни точки по важен въпрос

4. Има проблем, който засяга целите на повечето от вашите подчинени.

5. Знаете ли, че екипът би искал да се събере и съвместно да реши някой проблем, като в същото време разпредели отговорността за неговото изпълнение

Кога не трябва да провеждате среща?

1. Има смисъл да се използват други комуникационни инструменти, без да се намалява производителността

2. Задачата е спешна / важна и забавянето при решаването й може да бъде твърде скъпо

3. Въпросът е твърде личен, за да бъде изнесен за обществено обсъждане

4. Няма достатъчно време за подготовка и провеждане на срещата

5. Искате да използвате срещата като инструмент за наказване на някой от подчинените

Всичките десет точки могат да бъдат обобщени в едно изречение. Проведете среща, когато има нужда от работа в екип и не провеждайте среща, ако няма такава нужда.

10 съвета за ефективни срещи

Мишена. Определете сами за каква цел трябва да организирате среща? Какви резултати и под каква форма искате да получите в края на срещата? Трябва ли да се вземат решения? Какви трудности могат да възникнат и как да ги неутрализираме? До каква степен целите на участниците в срещата съвпадат / се различават? Възможни ли са конфликти на цели? Колкото по -внимателно е разработен първият етап, толкова по -малко съпротивление ще възникне по време на срещата

Участници. Съставът на участниците в срещата се формира в зависимост от нейните цели. Поканете тези хора, които могат да направят наистина важен принос за обсъждането на проблемите на срещата. Изпробвайте мотивацията си за набиране на работна група, превръщате ли срещите в театър на един актьор (себе си)? Наистина ли този състав ще бъде продуктивен? Струва си постоянно да променяте състава на участниците, като го формирате индивидуално за всяка среща. Това ще помогне на мениджъра да избегне рутината и да повлияе положително на груповата динамика

Формат. Изберете най -добрия формат на срещата в зависимост от вашите задачи. Ако имате нужда, например

1) информирайте екипа за нововъведенията

Провеждане на „среща - информационно съобщение“. Задачата на такава среща е да информира максимално участниците за предстоящите промени, целта е да се намали съпротивата. Добър инструмент за подпомагане на лидера би бил SWOT анализ.

2) поставете задачи и разпределете отговорности

"Заповед за среща". Много структуриран и ясен формат, контрол на ситуацията, целта е да се разпредели отговорността от участниците независимо. Това ще намали нивото на насоченост, което може да попречи на качественото изпълнение на задачите.

3) стигнете до общо решение

Организирайте „среща-преговори“, по време на която изслушвате мненията на всички участници. Стратегия на срещата, печеливша, ролята на лидера е модератор. Инструментите на този формат са мозъчна атака, проучване на няколко позиции, проучване с карти, схема за анализ на проблеми и др.

Схема за анализ на проблема, Т. Едмюлер

4) комбинирайте, за да разрешите проблема

Посредническата среща е оптималният формат за такава среща. Много е важно да се намери модератор, който да се радва на авторитета на екипа. Лидерът не винаги е най -добрият избор. Много по -ефективно е да поканите външен специалист (медиатор, треньор, консултант)

5) събирайте идеи

„Среща - мозъчна атака“ще бъде 100% най -доброто решение в този случай. Основното в този формат е да следвате правилата и алгоритъма за мозъчна атака. Освен това поддържайте атмосфера на откритост и лекота, като помните, че критиката убива ефективността на такива срещи

6) подобряване на компетентността

„Среща-учене“. Този формат позволява на лидера да действа като треньор или треньор. Споделяйте полезна информация с подчинени, обсъждайте я и планирайте как ще я внедрите в ежедневната функционалност. Добра находка за мениджърите ще бъдат 30-минутни срещи няколко пъти седмично / месец, организирани от тях специално за развитието на подчинените. Една компетентност - една техника за развитие - планът за действие е груб алгоритъм за такива срещи

Място. Къде ще се срещнете с вашия екип се определя от целта и формата на срещата. Форматът на обучение и „срещите за посредничество“може да изискват помещения с различни размери и оборудване. Помислете за това предварително. Необходимо е също така присъстващите да се виждат и да могат да осъществяват зрителен контакт с ръководителя на срещата

План. Планът ви за среща трябва да бъде в писмена форма. Всъщност това е дневен ред, който включва следните точки

- дата, час, местоположение

- целта на срещата

- въпроси за обсъждане

- желания резултат от срещата и нейната форма

- формат

- инициаторът и кой провежда срещата

- списък на участниците, включително поканените отвън

Изпратете плана на срещата на участниците в срещата, те може да поискат да добавят своите въпроси. За да спестите време, можете да решите няколко проблема в една среща

Правила. Основните правила за провеждане на срещи се определят от екипа и могат да се различават от среща на среща. Но има постоянни правила, като спазване на сроковете, споразумения за вземащите решения, ограничения, наложени от политиката на компанията, споразумения за управление на конфликти и т.н

Протокол. Това е своеобразно резюме на срещата, което описва всички основни моменти. Той се изготвя от секретаря на събранието въз основа на бележките, направени по време на заседанието. Протоколът се подписва от ръководителя, секретаря на събранието, както и от ключовите участници (посочените в плана за действие). Копие от протокола се изпраща на всички участници в събраниет

Време. Управлението на времето е един от ключовите аспекти на постигането на ефективност. Винаги започвайте срещата в уречения час, защото по -късно няма да можете да постигнете точност. Задайте времеви рамки за всички точки в плана и следете за тяхното изпълнение. Следвайте правилото 60x20x20:

Прекарайте 60% от времето си по спешни / важни въпроси.

Оставете 20% от времето на непредвидени теми и внезапно възникващи спешни въпроси

Разпределете 20% от времето за т.нар. социални нужди - почивки, обяд, говорене и др.

Краят. За да завършите добре срещата, направете равносметка на работата в екип. Отбележете какво е постигнал екипът, преминете през точките от разработения план, уверете се, че всички присъстващи разбират и подкрепят планираното. В края на срещата генерирайте обобщено известие, което ще бъде изпратено до всички участници в срещата, включително тези, които отсъстват. Запишете в него списък на участниците, основните дискусионни въпроси, взетите решения, план за действие и отговорните за всяка негова точка, срокове, контролни точки, датата на следващото заседани

Контролът. Ситуациите, когато всичко завършва със среща, не са необичайни. За да предприемете действия, имате нужда от желание и мотивация, както и контрол върху изпълнението на решенията. Определете контролните точки и отговорните за това директно на срещат

Трудности при провеждането на срещи

1. Конфликт

По време на срещите често възникват конфликтни ситуации. Понякога те се разпалват толкова много, че срещата се превръща в поток от взаимни обвинения и лични нападки. Какво трябва да направи мениджърът в този случай?

- Отложете обсъждането на спорния въпрос и го разрешете по -късно, в рамките на тази среща. По това време страстите ще отшумят и участниците ще могат да се изразят конструктивно.

- Преведете решението на проблема в индивидуален формат и се срещнете с конфликтни страни извън общото събрание

- Поправете въпроса и поканете да го разгледате на следващата среща

- Предложете компромис

2. Комуникационни бариер

Съветите, заплахите, критиките, упреците, "диагнозите" и етикетирането, препоръките, заповедите, клишетата и обикновените формулировки могат да служат като пречки за срещата. Комуникационните бариери предизвикват съпротива и антипатия. Важно е ръководителят да забележи такива неща и да привлече вниманието на членовете на работната група към тях. За да премахнете бариерите пред комуникацията, създайте допълнително работно правило в това отношение. И също така систематично подобряване на комуникационната компетентност на екипа

3. Грешк

Недостатъци и грешки при провеждане на срещи могат да бъдат забелязани във всяка компания. Най -типичните са:

- неспазване на поставените цели

- неспазване на разпоредбите

- липса на информация за участниците в срещата

- задържане на служителите в най -продуктивното време

- натиск от главата или обратно, пасивност и благоволение

- бездействие след срещата

Вашите срещи могат да се превърнат в ценен ресурс за управление или черна дупка, в която времето се разтваря без следа. Изборът е твой.